ETKİLİ ZAMAN YÖNETİMİ TEKNİKLERİ!

Hiç bir işe yetişemiyorsunuz, sürekli bir koşturma içindesiniz. Yaptığınız hiçbir işten verim alamıyorsunuz! Ve siz tüm bunlarla uğraşırken zaman su gibi akıp gidiyor… Hiçbir iş tam anlamıyla tamamlanmamışken, bu yetmezmiş gibi kendinize de zaman ayıramadığınızdan şikayetçisiniz. Tebrikler! Siz de birçoğumuz gibi zamanı etkili kullanamıyorsunuz. 

Hepimiz bu durumdan bu kadar müzdarip olunca, biz de konuyu bir bilene danıştık. Tam da buradan sonra kalemi Uzman Psikolog Şule Acar’a bıraktık. Öneriler ve teknikler ile etkili zaman yönetimi! 

“Saat, sen bakmıyorsun diye çalışmaya ara vermiyor ki…” 

Ken Grimwood 

Zamanı doğru yönetebilmek için doğru bir planlama ile ilerlemeniz gerekiyor. Yukarıda bahsedilen sorunların dışında, aşağıdakileri sık sık yaşıyorsanız;

• Bekleyen onca işinizin olması, 
• Randevularınız ve görüşecekleriniz için vakit bulamama, 
• Günü boş geçiriyor olma endişesi, 
• Telefon konuşmaları için fırsat bulamamak, 
• Mesajlara ya da e-postalara cevap verememek, 
• Özellikle akşam, ertesi gün yapılacaklar ile ilgili stres yaşama,

“Karar vermemiz gereken, bize verilen zaman ile ne yapacağımızdır.” 

J.R.R. Tolkien

İngiliz yazar J.R.R. Tolkien’in de bahsettiği gibi önemli olan zaman ile ne yapacağımıza karar vermek. Zamanı doğru yönetebilmek için yardımcı olacağını düşündüğüm önerileri listeledim. 

1- Değerlendirin! 

Burada günlük ya da bir not defteri tutmanın önemi ortaya çıkıyor. Haftalık yaptıklarınıza dair alacağınız küçük notlar, bir haftayı nasıl geçirdiğinizi anlamlandırabilmeniz açısından yardımcı olur. Böylelikle yaptıklarınız ve yapacaklarınızı doğru değerlendirebilir ve zamanınızı kolayca organize edebilirsiniz.

2- Listeleyin! 

Her gün sabah işe gittiğinizde bir 10 dakika kadar, gün içinde yapacaklarınızı listeleyin. Bu listeyi hazırlarken ABC Analizi ve   Zaman Kullanım Matrisi’nden yararlanabilirsiniz.

ABC Analizi Nedir? 

ABC Analizi’nin ana düşüncesi; düzen ve ardışıklık sağlanması adına çabanızı gün içerisindeki en önemli işinize yoğunlaştırmanıza dayanır. Bu yaklaşım bizlere, ulaşmak istediklerimizi biliyorsak eğer ve çabamızı onun üzerine yoğunlaştırırsak başarılı olacağımızı söyler.

Peki, günlük yaşantımızda ABC Analizi’ni nasıl uygulayabiliriz?
Gün içerisindeki görevlerinizi en önemliden, daha az önemliye doğru olmak üzere kategorilere ayırın. Bu kategorilere A, B ve C adlarını verelim.

• A kategorisinde, yani en önemli görevlerin bulunduğu kategorideki görevlerden 1 ya da 2 tanesini alın ve bunlar için 3 saat ayırın. 
• Görevlerden bir kısmını da B kategorisine alın ve bunlardan 2 -3 tanesi için 1 saat süre ayırın. 
•  Geri kalan görevleri ise C kategorisine ekleyin ve bunalar için de 45 dakika ayırın.

Zaman Kullanım Matrisi Nedir?

“Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı” kitabıyla tanıdığımız ve Zaman Yönetimi, liderlik konuları üzerine çalışmalar yapan Stephen Covey tarafından oluşturulanZaman Kullanım Matrisi,  yukarıdaki analizin tamamen şemaya dayalı olan türüdür. Fakat diğerlerinden bir noktada ayrışır. Diğer tüm faydalanabileceğiniz uygulamalar gibi, Zaman Kullanım Metrisi de yapacağınız işlerin aciliyetine göre kategorize etmenize yarar.

Şimdi bir kağıt kalem alalım ve 4 kare çizelim. İlk çizdiğimiz karenin içerisinde “acil ve önemli” işleri yazalım, ikincisinin içerisine “önemli fakat acil olmayan” işleri, üçüncü karenin içine “acil ama önemli olmayan” işleri ve son olarak dördüncü karenin içerisine de “acil ve önemli olmayan” işleri ekleyelim.

Covey burada önemsenmesi gereken işlerin ikinci karedeki işler olduğunu söyler. Eğer bu gruptaki görevler düzenli yapılırsa, diğer görevler için de kolaylık sağladığından zamanınızı etkili bir şekilde yönetebilirsiniz. 

3- Telefon Uygulamaları! 

Teknojinin getirdiği zaman yönetimi konusunda size yardımcı olabileceğini düşündüğüm çok faydalı uygulamalar var. Bu uygulamalar sayesinde notlarınızı tutabilir, hatırlatıcılar ise rutininizi aksatmamanızı sağlar. Bu uygulamalar;

5- En Popüler Dikkat Dağıtıcı: Sosyal Medya! 

İnternetin ilk çıktığı yıllarda; “internette sörf yapmak” gibi bir terim vardı. Şimdilerde sosyal medya ile hepimiz o büyülü dünyanın içinde oradan oraya ışınlanıyor. Bu süreç ise; işimizi yapmaktan alıkoyuyor ve onunla zaman geçirirken zamanın nasıl geçtiğini anlamıyoruz bile. Bu konuda verebileceğim tavsiyeler; mümkünse yoğun anlarınızda telefonunuz ulaşabileceğiniz bir yerde olmasın. Neredeyse hiç kullanmadığınız sosyal medya uygulamalarınız telefonunuzdan silin. Sosyal medya hesaplarınızı kontrol etmek için, günlük programınızda belli zamanlar belirleyin ve buna uymaya çalışın. Mutlaka ama mutlaka uygulamaların bildirimlerini kapatın. Paylaşımlarınız konusunda seçici olun, her anınızı paylaşmak yerine gerçekten özel olduğunu düşündüğünüz anları paylaşın. Sosyal medyada paylaşacağımızı düşündüğümüz birçok kare ise telefonlarımızı işgal ediyor. Sürekli paylaşma güdüsü ile birçok anı da kaçırıyoruz. Evet hayat paylaşınca da çok güzel ama yaşayınca çok daha güzel!

6- En Zor Göreviniz Nedir? 

Sabah işe gittiniz, yapılacakların bir listesini hazırladınız. Tahmin edeyim, en zor olanı en sona yazdınız değil mi? Ve gün sonunda tüm enerjinizi yitirmişken sıra geldi sizi bekleyen en zor işe… Ve o işi o gün yapamayacaksınız, ertesi gün de kendinizde bir önceki günden kalan o motivasyonsuz ruh hali gelecek ve yapacağınız işten verim alamayacaksınız. Motivasyon konuşmacısı ve kişisel gelişim uzmanı Brian Tracy bu zor görev ile ilgili; “O kurbağayı ye!” der. Bu sözün temeli ise Mark Twain’in meşhur cümlesinden gelir; “Sabah ilk iş olarak canlı bir kurbağayı yiyin ve günün geri kalan kısmında başınıza daha kötü bir şey gelmez.” Yani o koca kurbağa sizi bekleyen en zor görevinizdir. Bu madde için önerebileceğim  zaman yönetimi tekniği; Pareto Analizi.

“Zaman en çok istediğimiz ama en kötü kullandığımız şeydir.” 

William Penn

Pareto Analizi Nedir?

On dokuzuncu yüzyıl İtalyan iktisatçısı Vilfrodo Pareto tarafından bulunmuştur, 80 / 20 kuralı olarak da bilinir ve yapılan faaliyetlerin % 20 ’siyle amaçların % 80 ’ine ulaşılması gerektiğini savunur. Bu kural zamana uygulandığında; sahip olunan zamanın % 20’sinde, tamamlanması gereken önemli işlerin % 80 ’inin tamamlanması gereklidir sonucu çıkmaktadır.

“Kötü haber şu ki, zaman uçup gidiyor. İyi haber de şu; pilot sizsiniz.” 

Michael Altshuler

7-  Bugünün İşini Yarına Bırakma! 

Atalarımız ne güzel tespitlerde bulunmuş. Ne güzel mesaj vermişler bize seneler öncesinden; erteleme demişler. Ertelemek tuhaf bir eylemdir. Yapılacak işi bir kez ertelediğimizde rahatlatırız. Beynimiz ise o ertelediğimiz şeyi bir sonraki defa için “ertelenebilir” olarak etiketler. Ve insan rahat ve kolay geldiği için zamanla bu davranışın onu rahatlatması sonucu ertelemeyi alışkanlık haline getirir. Ertelemek başta rahatlatıcı gibi gözükse de aslında zamanınızı boşa geçirmenize neden olur, hedefinize ulaşmanıza engel olur,  bir sonraki süreç için stres yapmanıza neden olur.

Ertelememek İçin!  

* Hemen işe koyulun,
* Önce hoşunuza gitmeyen bir işi yapın,
* Erteleyebileceğinizi düşündüğünüz işi bölümlere ayırın,
*  Erteleyeceğinizi düşündüğünüz iş için bir teslim tarihi belirleyin,
* İşle uğraştığınız süre boyunca dikkatinizi dağıtacak tüm etmenlerden uzak durun,
* Bu zorlu iş bittiğinde kendinize bir ödül verin,
İnsanız sonuçta mutlaka bir kaçış yolu arayacağız fakat bunun önceden önlemini alın, o işten kaçışınız olmasın,

8- Çoklu Göreve Değil, Tek Bir Göreve Odaklanın! 

Son yıllarda birçok kişiden beklenen bir özellik; “multi-task” yani çoklu görevi yürütebilen bir yapıya sahip olmak. Fakat aynı anda biden çok fazla işe yoğunlaşmaya çalışmak kafanızın karışmasına neden olabileceği gibi hata yapma olasılığınızı da artırır. Aynı zamanda hata yapmamaya çalışmak oldukça fazla enerji harcamanıza da neden olur.

9- Eve İş Getirmeyin! 

Yaşadığımız çağda teknolojinin ilerlemesi ve her yerde ulaşılabilir olmamız nedeniyle her yerden işlerimizi yürütebiliyoruz. Fakat bu durum bir kolaylık değil aksine zihninizin dinlenmesine engel olan bir durum. Her an işle uğraşabiliyor olmamız, işten hiç kopmamamıza dolayısıyla işi her anımıza taşımamıza ve kendimize zaman ayıramamamıza neden olur. Bu nedenle iş dışında, işle ilgili şeyler yerine kendinizi geliştirebileceğiniz ya da kafanızı boşaltabileceğiniz hobilerinizle uğraşabilirsiniz.

Yazı: Şule Acar

Yazı Fotoğraf: Pexels.com / Michaela